Interview Steven van den Heuvel: Stunten op de evenwichtsbalk

Stunten op de evenwichtsbalk

MT’s balanceren tussen belangen

Verandercoach, spreker, auteur en gastdocent aan Nyenrode – Steven van den Heuvel is het allemaal. Daarnaast kun je hem expert noemen als het gaat om managementteams. Hij maakte er zelf deel van uit, hij begeleidde ze en deelt de inzichten die hij onderweg opdeed in zijn boek Het High Impact MT. Een boek dat bedoeld is voor iedereen die ook maar iets met een MT te maken heeft. Net als de Dag van het MT. Spoiler: makkelijk is het niet, dat MT’en, maar je kunt van grote waarde zijn.

Tekst Lydia Lijkendijk

Steven van den Heuvel heeft de hele week van hot naar her gerend. Hij had spreekbeurten van Assen tot Delft, naast een flinke klus als interimmer. Ook al is hij ‘een beetje gaar’, hij laat zich toch graag interviewen over de ins & outs van managementteams. Als consultant vond hij wat van MT’s, maar toen hij er zelf onderdeel van werd, ontdekte hij dat het niet zo makkelijk is allemaal, en dat samenwerken best lastig is. ‘Er zaten allemaal goede mensen in mijn managementteam. En toch was ik helemaal niet zo effectief. Vanuit het verlangen dat het anders kan, ben ik er een boek over gaan schrijven.’

Schipperen

‘Managementteams zijn ingewikkeld in de praktijk’, begint Van den Heuvel. Wat maakt het zo lastig? ‘Enerzijds ben je als leidinggevende van een team verantwoordelijk voor een heel aantal medewerkers. Anderen in het MT zijn ook verantwoordelijk voor zo’n team, of misschien voor de locatie, of voor een proces. Het grootste deel van je tijd ben je dáármee bezig. Eens per week zit je in het MT, waar iedereen ook belangen heeft. Dat betekent: schipperen.’

Evenwichtskunstenaars

Een MT wordt gevoed door wat er gebeurt op de werkvloer, door wat er gebeurt in stafafdelingen zoals HR en IT, door de directie en de politiek, legt hij uit. ‘Leden van MT’s zijn evenwichtskunstenaars. Ze moeten continu switchen tussen verschillende belangen, perspectieven en persoonlijkheden. Met de een heb je een grotere klik dan met de ander. Er kunnen zomaar bondjes ontstaan. Wie onder druk komt te staan, gaat daar op z’n eigen manier mee om. De verleiding is groot de schuld aan anderen te geven. Of je beter voor te doen dan je bent. Daar moet je je kwetsbaar in op durven stellen. En je moet je durven beperken tot de agenda: wat heb je met elkaar te doen?’

Een MT kan van grote waarde zijn

Want je kunt niet álles met elkaar bespreken, weet hij, maar wel de dingen die ertoe doen. ‘Het helpt om concrete afspraken te maken, bijvoorbeeld over wat we van medewerkers verwachten’, zegt hij. ‘Maar toch: het is vaak gedoe. Waarom iemand dat zou willen? Ja, dat is een goede vraag. Omdat, als het wél werkt, je elkaar echt kunt ondersteunen en van betekenis kunt zijn voor je team. Een MT brengt weinig tijd met elkaar door, maar heeft een enorme impact op de prestaties van een organisatieonderdeel. Wat daar goed gaat, sijpelt door naar de werkvloer. Je kunt van grote waarde zijn.’

Humor maakt verschil

Pas als het spannend wordt in een organisatie, zie je welke MT’s goed functioneren en welke niet. Welke teams beter om kunnen gaan met het gedoe dan andere. Humor kan veel verschil maken. Van den Heuvel: ‘Psychologische mechanismen zijn van invloed op de samenwerking. Zo vinden we van alles over anderen. En we schrijven van alles toe aan een persoon, terwijl het samenhangt met diens functie. Tussen sales en marketing of sales en operations is altijd frictie. Dat zit in de functie ingebakken. De kunst is om die frictie te gebruiken. Herken het, erken het en lach erom, want humor werkt relativerend. Je hebt verschillende perspectieven en humor maakt bespreekbaar waar het schuurt. Het zorgt ervoor dat je conflicten constructief aangaat.’ Dat is leerzaam voor anderen, vindt hij, dus los niet alles in een-tweetjes op.

Relaties

Een MT is er voor de inhoudelijke vraagstukken. Maar daarnaast moet er ruimte zijn voor werken aan de relatie, voor een gezamenlijk verzetje. ‘Dat is enorm belangrijk. Niet of niet alleen om elkaar privé beter te leren kennen tijdens een weekend in de Ardennen, maar om inhoud te geven aan de functionele relatie. Je moet het met elkaar hebben over heel praktische zaken, zoals: welk systeem schaffen we aan en hoe doen we de beoordelingen?’

Werken aan de relatie en ontspanning, ze gaan hand in hand. Zelf ontspant Van den Heuvel door te sporten of door met zijn gezin de natuur in te gaan. Hij woont redelijk dicht bij wolf Bram, maar hij vreest niet voor zijn kinderen. Die zijn nog zo klein dat ze bij hem in de buurt blijven tijdens het wandelen.

Richting en ritmes

Naast relaties zijn richting en ritmes leidende principes in zijn boek Het High Impact MT. Over richting zegt Van den Heuvel: ‘Vaak zie je dat MT’s erg bezig zijn met de operatie. Met wat er de komende maand op de agenda staat. De kunst is om een jaar verder te kijken. En duik geen hok in om een plan te maken om dat te toetsen bij medewerkers, maar doe het andersom. Bedenk liever eerst hoe je tot richting wilt komen, en waar je medewerkers bij wilt betrekken.’

Ritme gaat over plannen en uitvoeren. ‘Dat doe je als organisatie, als MT en op de werkvloer. Als je dat in samenhang organiseert, lopen processen vanzelf’, zegt hij. Zelf is hij voorstander van de kwartaalritmiek. ‘Jaarplannen werken niet. Die verdwijnen in een la als ze klaar zijn. Kwartaalplannen zijn concreet, maken duidelijk wie wat doet en sluiten uiteraard aan bij de jaardoelen. Zo ben je gericht bezig met waar je naartoe wilt.’

Huwelijk

De drie R’en zorgen ervoor dat een MT functioneert, waarbij relaties de basis zijn. ‘Daar moet je structureel mee bezig, net als in een huwelijk, compleet met rolpatronen. Mensen komen en gaan, dus je moet er steeds opnieuw mee aan de slag.’ En dat is werken, het gaat niet vanzelf. Moeilijk is het ook. ‘Erken dat dit zo is, en werk eraan. Net als in je huwelijk …’

Vermijd daarbij de valkuil van de zelfoverschatting, adviseert Van den Heuvel. ‘MT’s geven zichzelf meestal een 7, terwijl medewerkers het MT een 5 geven.’

Wat helpt, is reflecteren op je eigen gedrag. ‘Leg de schuld van wat fout gaat niet bij een ander. Jean-Paul Sartres zei: “De hel, dat zijn de anderen.” Als je daar vanuit gaat, kom je nergens’, zegt Van den Heuvel. ‘En laat je coachen. Ja, dat klinkt een beetje commercieel, maar ik weet dat het helpt om als MT een langdurige relatie te hebben met een goede coach. Zodat je een vertrouwensband hebt, en je de mensen echt kent.’

Logische teams

Wat voor het goed functioneren van een MT ook helpt, is dat het op de goede plek zit in een organisatie. Van den Heuvel: ‘Het klinkt wat oneerbiedig, maar de meeste organisaties zijn ingericht als Afrika. Er zijn gewoon lijnen getrokken en dat is dan een MT. Maar je hebt MT’s omdat er afhankelijkheden zijn – anders kan de directie de mensen wel los aansturen. Als MT heb je iets met elkaar te doen. Het helpt dus ontzettend als de opdracht duidelijk is, als duidelijk is waar het MT van is; van een markt, een product of een regio.’

Welke impact maak je?

Als een MT aan de voorwaarden voldoet, zoals de 3 R’en en de juiste plek in de organisatie, begint het impact maken. ‘Even vooropgesteld: elk MT maakt impact’, corrigeert Van den Heuvel. ‘Is die neutraal, negatief of positief? Daarnaast: je hebt niet alles zelf in de hand. Als de markt inzakt, kun je daar niets aan doen. Dus onderzoek als MT waar je invloed hebt én zorg ervoor dat het systeem werkt. Want als dat zo is, gaan dingen als vanzelf. Blus geen brandjes, maar laat diegene de brandjes blussen die dat doet omdat het zijn taak is.’ De uitdaging van de MT-coach is natuurlijk dat hij MT’s begeleidt in de juiste richting. ‘Dan zie je dat ze steeds meer met de lange termijn bezig zijn, en steeds minder met de korte termijn. En dat de opdrachten voor de teams zo duidelijk worden, dat MT’s steeds minder hoeven in te grijpen. Dat is goed leiderschap: anderen in staat stellen om zelf beslissingen te nemen. Door top-downduidelijkheid, creëer je ruimte voor de teams.’ Het is een beetje een paradox, vindt hij zelf, maar wel eentje die werkt.

Kwaliteiten van de coach

Het begeleiden van een MT vergt andere kwaliteiten van een coach dan het begeleiden van een ‘gewoon’ team, weet Van den Heuvel. ‘Bij de dagelijkse aansturing van een uitvoerend team heb je een stuk minder te maken met psychologische moeilijkheden. Het helpt als je als adviseur zelf ook eens een tijdje in een MT hebt gefunctioneerd. Heb begrip voor hoe ingewikkeld het is, dat ontspant. En zorg dat je inzicht hebt in groepsdynamiek. Dan kun je duiden wat er gebeurt. Tot slot: het helpt als je begrijpt wat de organisatie doet, en dat je inzicht hebt in processen. En in patronen, want die zijn vaak vergelijkbaar.’

Dag van het MT

De Dag van het MT, op 3 december, draagt bij aan het verwerven van inzicht. Over die dag kan Van den Heuvel verder kort zijn: daar moet je gewoon naartoe. ‘Je wordt expert in dit thema door veel meters te maken. In MT’s, als adviseur van MT’s of als ondersteuner. Maar daarmee ben je er nog niet. Het mooie van zo’n Dag van het MT is dat je met vakgenoten in gesprek gaat zonder dat er iets van afhangt. Als je consultant bent, is er toch altijd een gevoel van concurrentie als je met collega’s spart. Als je MT-lid bent, aas je misschien allemaal op dezelfde baan, als volgende stap die je in een organisatie kunt maken. Intervisie bijvoorbeeld, en ook zo’n congres, bieden een andere setting, waarin je echt iets kunt leren. Omdat je open kunt zijn over wat er niet zo goed lukt.’

Handvatten

Zo’n dag in elkaars gezelschap zet mensen even stil, weet Van den Heuvel. ‘Het bepaalt je bij wat MT’s uniek maakt, en geeft je handvatten om een stap verder te komen. Om je te bekwamen in het evenwichtskunstenaarschap. Ik deel daar mijn eigen ervaring dat het vies tegenviel om MT-lid te zijn, vooral door mijn eigen gedrag. Ik denk dat dit herkenbaar is.’