de balans tussen regels en de rek  

Sociaal psycholoog Boukje Keijzer en corporate antropoloog Jitske Kramer zoeken de rek in de regels tijdens het congres De Regels en de Rek. In dit artikel laten zij in 7 vragen alvast hun licht schijnen over het onderwerp. Bezoekers van het congres kunnen er zeker van zijn: er wordt ontregeld! En gelukkig is dat niet moeilijk.

Tekst Lydia Lijkendijk

Boukje Keijzer is communicatiewetenschapper en gepromoveerd als sociaal psycholoog. Zij is auteur van het boek De regels en de rek en directeur van 7Zebra’s. Dit creatieve adviesnetwerk richt zich op het versterken van de samenwerking tussen overheid en samenleving.

Corporate antropoloog Jitske Kramer is oprichter van Human Dimensions. Zij reist de wereld over om te leren van traditionele healers, leiders, verrassende innovators en willekeurige voorbijgangers. De opgedane kennis en ervaringen vertaalt zij naar de wereld van organiseren, samenwerken en leiderschap.

Wat heb jij met regels en rituelen? Waarom zijn ze belangrijk?

Boukje: ‘Van nature zoek ik graag de rek in de regels op. Vooral omdat ik een rasoptimist ben. Ik kijk graag naar wat er wél kan, in plaats van dat ik me laat afremmen door wat er allemaal niet kan en mag. Maar ik heb de afgelopen twintig jaar regels ook erg leren waarderen. Regels bieden houvast, structuur, continuïteit in een wereld waarin alles continu in beweging is. Ze zorgen ervoor dat processen op elkaar ingrijpen, dat budgetten en planningen niet enorm uit de hand lopen en ze behoeden ons voor willekeur en onnodige risico’s. Als die dingen goed geregeld zijn, kan ik focussen op waar ik goed in ben. Ik noem dat de regel-ruimteparadox: de situatie waarin ruimte ontstaat juist doordát er een begrenzing is.’

Jitske: ‘Ik leef een lekker vol leven, met een duidelijk ritme waarbinnen ik de ruimte zoek om te kunnen improviseren. Het onverwachte te laten plaatsvinden. En ik merk dat ik daar voor mezelf regels voor nodig heb, waar ik vervolgens weer van kan afwijken. Tegelijkertijd kan ik slecht tegen mensen die mij regels opleggen waar ik het nut niet van inzie, die mijn vrijheid beperken. Rituelen helpen mij om belangrijke momenten te markeren. En om veranderingen en creatieprocessen in te luiden en af te sluiten. Een ritueel helpt bij de overgang tussen gewone tijd en buitengewone tijd.’ 

Wat kom je tegen in organisaties waardoor je verlangt naar rek?

Boukje: ‘De mens en de werkelijkheid zijn te complex om in regels te vangen. Er zijn altijd situaties die niet helemaal binnen de regels passen en om maatwerk vragen. Dan verlang je naar rek, naar ruimte om zelf na te denken over wat je het beste kunt doen. Een professional is meer dan een uitvoeringsmachine van protocollen. Dus geef ze de ruimte om hun kennis en ervaring te benutten bij het beoordelen van een situatie.’

Jitske: ‘Ik kan er slecht tegen als mensen zeggen ‘computer says no’. Systemen en regels horen dienend te zijn aan wat wij mensen willen bereiken, aan wat we te doen hebben. Het is vreselijk als wij ons moeten voegen naar een systeem, dat is echt de omgekeerde wereld.’ 

Verschillen organisaties in hun behoefte aan regels of rek?

Boukje: ‘Jazeker. Organisaties die diensten verlenen en met mensen te maken hebben, zullen altijd meer behoefte hebben aan rek dan organisaties die vooral producten leveren. Omdat de mens en diens context nu eenmaal veel complexer zijn dan je in regels kunt vatten. Binnen organisaties zijn er ook altijd verschillen tussen afdelingen en hun rol bij het bewaken van de balans tussen regels en rek. Een wijkmanager heeft ruimte nodig om in te kunnen spelen op ontwikkelingen in de wijk, maar kan niet zonder een afdeling die het wijkbudget in de gaten houdt en mensen die de beheerswerkzaamheden goed inplannen. Ruimte en houvast heb je allebei nodig, maar niet overal in dezelfde verhouding.’

Jitske: ‘Mensen vormen culturen vanuit wat ze belangrijk en waardevol vinden. Vanuit deze waarden ontstaat gedrag en creëren we geschreven en ongeschreven spelregels waaraan we ons in die groep moeten houden. Dat gaat over gedragsnormen (hoe hard mag je lachen, hoe spreek je iemand aan), normen over hoe we met budgetten omgaan, met tijd, met klanten, en noem maar op. Overal hebben mensen behoefte aan helderheid en richtlijnen, dus ook in organisaties. Welke dit zijn en hoe strak die staan, verschilt per organisatie. Het verschilt hoeveel mensen sturen op de navolging van de regels. In hoeveel speelruimte mensen hebben binnen die regels. En dat in zichzelf is natuurlijk ook weer een norm.’

Wat kun je doen als de regels gaan knellen, als ze niet meer passen bij waar je als organisatie voor staat?

Boukje: ‘Als je voor ogen houdt wat je eigenlijk wilt regelen, dan zijn er allerlei manier om de rek in de regels te vinden. Ik ontwikkelde daarvoor zeven rekstrategieën; knoppen waar je aan kunt draaien om meer ruimte te creëren. Bijvoorbeeld door tijd te rekken of meer uit te gaan van vertrouwen en intuïtie. Een populaire rekstrategie is ook het Pippi Langkousen: geen dingen meer doen die je klinkklare onzin vindt. Laten we eens kijken hoe we zo min mogelijk kunnen registreren zonder de veiligheid en kwaliteit uit het oog te verliezen, in plaats van zoveel mogelijk.’

Jitske: ‘Dan kun je ermee stoppen. Regels zijn immers geen natuurwetten, mensen bedenken regels zelf en samen. Zomaar stoppen is natuurlijk makkelijker gezegd dan gedaan. Want regels sturen ons collectieve gedrag en ondersteunen het verhaal waar we in geloven. Dit vraagt dus om het besef dat regels niet meer doen waarvoor ze bedacht zijn, en een duidelijk momentum creëren waarin je de regel herschrijft. Rituelen kunnen hierbij helpen.’ 

Wat heb je geleerd van het werk van de ander? Waar vullen jullie visies elkaar aan?

Boukje: ‘Op visieniveau vinden we elkaar in onze kijk op organisaties als levende organismen. Het zijn de mensen en hun onderlinge interacties die de ziel van de organisatie vormen en ook bepalen hoe die organisatie functioneert. We zijn ook allebei verhalenvertellers. Jitske neemt daarbij de hele wereld mee en ik gebruik veel voorbeelden uit de dagelijkse werkpraktijk. Daarin zitten de haakjes die het voor mensen opeens behapbaar maken om zelf andere stappen te gaan zetten.

Ik heb veel gehad aan Jitskes werk rond ‘deep democracy’. Als je binnen een organisatie aan de gang gaat met het zoeken naar rek in de regels, dan ontstaat er ook weerstand. Door die weerstand serieus te nemen doe je recht aan de terechte zorgen en maak je de kans op ontregelsucces een stuk groter.’

Jitske: ‘Ik vind Boukjes heldere en concrete aanpak heel inspirerend! Met een ontregel-bus, een feitelijke bus op vier wielen, langs organisaties gaan om waar nodig te ontregelen. Niet puur om rebels te doen, maar om dingen beter te maken. Fantastisch vind ik dat. Boukje biedt heerlijke taal en praktische manieren om met regels en rek aan de slag te gaan.’

Congres de Regels en de Rek | 16 mei 2022

Verhaal met Impact organiseert het congres De Regels en de Rek op 16 mei 2022. Je gaat met herkenbare casussen aan de slag en ervaart dat je zélf ruimte kunt creëren in de regels. Je doet er frisse energie en nieuwe inzichten op en gaat met concrete handvatten naar huis. En je ontdekt dat ontregelen hartstikke leuk is en helemaal niet zo moeilijk.

Naast Boukje Keijzer en Jitske Kramer, leveren ook Albert Jan Kruiter, Astrid Elburg, Jaap Peters en Pia Naber een bijdrage aan dit congres. Meer informatie en aanmelden: Congres De Regels en de Rek.