Door goed te luisteren vinden we ruimte

Hoe komt het toch dat zo veel mensen -individueel, binnen teams en in organisaties- onvoldoende ruimte ervaren om te doen wat hun bedoeling is, op een manier die bij hen past? En hoe komt het dat ze tegelijkertijd van alles doen wat juist niet hun bedoeling is, of het doen op een manier die niet bij hen past? Het zijn vragen die Frank Weijers bezig houden. Hij werkt veel met teams van leidinggevenden, waarbij hij aangenaam ontregelt en verheldert. In zijn boek Ruimte (2017) werkt hij een model uit hoe we ruimte creëren en hoe we die ruimte ook daadwerkelijk benutten. Een interview met Frank Weijers over regels, ruimte en vertrouwen.

Door Maarten Tomson

“Een paar maanden geleden was ik in Hanoi, Vietnam”, vertelt Frank Weijers, “waar ik actief deelnam aan het verkeer. Op een brommer, tussen vele duizenden andere brommers, auto’s, fietsers, handkarren, bussen en meer. Het verkeer beweegt daar totaal anders dan bij ons, niet met verkeerslichten, verkeersborden, voorrangsregels of zebrapaden, maar vanuit ruimte nemen én tegelijkertijd ruimte laten. Zonder een systeem dat hier regie en controle op uitvoert vindt iedereen haar/zijn weg. Contact maken is het sleutelwoord: door te kijken en door te toeteren om te laten weten dat je er bent en niet om anderen te laten weten dat ze aan de kant moeten. En blijven bewegen.

Wat kunnen we hier toch veel van leren: in onze samenleving, in organisaties en in samenwerking in teams. Een minimum aan regels en procedures zodat we weer écht contact met elkaar maken i.p.v. door het systeem gedicteerd te bewegen, en van daaruit, met gevoel voor richting, ruimte nemen én anderen hun ruimte laten. Het kan echt. Er is veel vertrouwen en zelfvertrouwen nodig om procedures en regels af te schaffen. Dat is voor Frank reden om zijn opdracht altijd te beginnen bij het managementteam of de directie. Als die aan boord zijn, zo zegt hij, is er in de rest van de organisatie ook het vertrouwen om het gesprek met elkaar aan te gaan”.

Wat is de drijfveer achter jouw werk?

“Ik heb de dynamiek tussen mensen in groepen altijd al fascinerend gevonden”. Zo vertelt Frank over de aanleiding om zich zo in te zetten voor een beter wederzijds begrip. “Je eigen belevingswereld is misschien nog te overzien, maar er ontstaat spanning zodra de werelden van twee of meer mensen overlappen. Er bestaat spanning tussen ik en wij. Door met elkaar samen te werken zijn wij tot veel meer in staat, dan alleen”. Het echte resultaat zit volgens Frank in hoe we samenwerken.

Hoe zou je dat illustreren?

“In een groep is het belangrijk om je te kunnen aanpassen. Tegelijkertijd ben je ook gewoon jezelf. Het voorbeeld dat ik gaf over het verkeer in Hanoi is daarbij heel mooi. Geen voorrang op basis van de grootste wagen of de zwaarste last. Het is een prachtig voorbeeld van vertrouwen in elkaar en elkaar ruimte geven. Het vertrouwen is zichtbaar aan de manier waarop de verkeersdeelnemers zich verplaatsen. Dat kan natuurlijk niet bestaan zonder een gezonde portie zelfvertrouwen. Door het ontbreken van regulerende maatregelen ontstaat er echt contact en wordt niemand over het hoofd gezien. Regels en procedures staan echt contact regelmatig in de weg”.

Hoe vertaal je dat naar onze werkomgeving?

“We hebben allemaal ruimte nodig. Ruimte om te doen wat je wil doen, ruimte om je talenten te ontwikkelen en ruimte om geluk na te streven. Er is veel ruimte en misschien is die ruimte wel groot genoeg voor ons allemaal. Het wordt echter ingewikkeld als we ons als groep moeten organiseren. Want in een groep bestaat de kans dat we in elkaars vaarwater terecht komen. Dat is regelmatig aanleiding tot conflicten, omdat mensen het gevoel hebben dat ze in de wielen worden gereden. Om te voorkomen dat anderen onze ruimte gaan gebruiken worden er regelmatig procedures en regels bedacht. Regels vragen om handhaving en zodoende groeit de afstand tot elkaar. Maar er ontstaat niet meer ruimte. Er volgt eerder een zoektocht naar het ontlopen van de regels, maar we verliezen het echte contact met elkaar”.

Waarom leidt samenwerken vaak tot zoveel gedoe?

“Als professional heb je de behoefte om je talenten te ontwikkelen. Veel professionals werken samen in teams, waarin iedereen zijn talenten wil inzetten. Op dit vlak ontstaan regelmatig regels en procedures en daarin schieten we vaak door. Vergelijk het bijvoorbeeld met een voetbalteam”, zegt Frank. “Individueel zijn de spelers misschien niet zo bijzonder, als team kunnen ze het heel ver schoppen. In een goed team weet iedereen precies welke ruimte ze zelf moeten nemen, maar vooral weten ze ruimte te geven aan het talent van de anderen. Door deze afstemming op de werkvloer tot stand te brengen dragen we dus bij aan elkaars talentontwikkeling. Beter ontwikkelde medewerkers dragen vervolgens weer bij aan een succesvollere organisatie”.

Wat is de kern van wat je doet?

“De gesprekken die ik faciliteer, benader ik vanuit drie dimensies zoals ik dat noem. Ik spoor om te beginnen groepen aan om vooral vrijmoedig te spreken, dat is de eerste dimensie. Er is flink wat lef voor nodig om echt te zeggen wat je vindt. Daarom is het zo belangrijk dat er ook openhartig geluisterd wordt, de tweede dimensie. Maar vooral de derde dimensie wordt onderschat: dat het af en toe stil mag zijn. Even de tijd nemen om te overdenken wat er gezegd wordt, is nodig om het gesprek verder te brengen. We zijn zo gewend om gelijk een antwoord klaar te hebben, dat we vaak vergeten om goed te luisteren. En juist door goed naar elkaar te luisteren, ontdekken we welke ruimte we nodig hebben om onze talenten te ontwikkelen”.

Frank is spreker op het Congres Regels en Ruimte op 25 mei in Burgers’ Zoo te Arnhem. Een inspirerende dag over hoe regels in de weg kunnen zitten en tegelijkertijd ook ruimte bieden. Voor professionals in (publieke) organisaties die willen werken aan kwaliteit, in en aan de werkelijkheid en voor professionals die bereid zijn om samen te werken en te verbinden om beter beleid te maken. 

Frank Weijers is als proceskundige opgeleid in interventiekunde, transactionele analyse (TA), systemisch werk, Deep Democracy en corporate antropologie. Hij werkt zelfstandig vanuit zijn eigen bedrijf Spelen met Ruimte en is associate partner bij Human Dimensions