MT-leden hoeven elkaar niet aardig te vinden

MT-leden hoeven elkaar niet aardig te vinden

Hoe maak je van een MT, vaak een slangenkuil vol gedoe, een goed functionerend team dat impact maakt? Dat is de vraag waar velen graag een antwoord op zouden willen hebben. ‘Begin eens met structureel werken aan de relatie’, is het advies van MT-specialist Steven van den Heuvel. Daarmee bedoelt hij niet twee heidagen per jaar. Wat hij wel bedoelt, lees je in dit artikel.

Tekst Lydia Lijkendijk

Steven van den Heuvel en zijn vrouw hebben net een dochtertje gekregen. Moeder en kind maken het goed, en vader meestal ook – tenzij gebrek aan nachtrust hem opbreekt. Zijn vrijwilligerswerk lijdt tijdelijk wel onder het vaderschap. Van den Heuvel is onder andere betrokken bij International Justice Mission, een internationale organisatie die zich inzet tegen moderne slavernij, mensenhandel en geweld tegen mensen in kwetsbare posities. ‘Vrijwilligerswerk doen gaat voor mij uiteindelijk over verantwoordelijkheid nemen voor de wereld om je heen. Dat is mij met de paplepel naar binnen gegoten.’ Zelf ging hij in zijn wiegje mee als zijn moeder vergaderde voor Amnesty International.

Gezinsleven

Nuttig vrijwilligerswerk of niet, de komende tijd ligt zijn verantwoordelijkheid vooral bij zijn gezin. ‘Het is fantastisch’, vat hij het pasgeboren geluk samen, en eigenlijk zijn hele gezinsleven. Van den Heuvel, verandercoach, spreker, auteur en gastdocent aan Nyenrode, groeide zelf op als jongste in een gezin met weinig geld maar wel een stevige familiedynamiek. ‘Daardoor heb ik al jong geleerd om goed te observeren: wat gebeurt hier eigenlijk, wat wordt er gezegd en wat juist niet? Tegelijkertijd moest ik leren voor mezelf op te komen. Ik denk dat die combinatie van observeren én positie innemen nog steeds sterk bepaalt wie ik ben en hoe ik naar groepen en organisaties kijk.

Relaties en MT’s

Zijn interesse in MT’s heeft wellicht ook z’n oorsprong in jeugd en gezin. Want hij is gewoon heel erg geïnteresseerd in mensen. ‘Ik herken de dynamiek van ingewikkelde gezinnen. Het is boeiend om te zien wat er tussen mensen in een gezin gebeurt. Er zijn heel veel overeenkomsten tussen relaties en teams. Ja, ik zou best relatietherapeut kunnen zijn.’

Wat je in een relatie ziet gebeuren, gebeurt ook in een MT, constateert Van den Heuvel. ‘Veel stellen gaan pas in therapie als ze in een crisissituatie zitten. Dan is er urgentie om aan de relatie te werken. Datzelfde zie je in MT’s. Als het echt niet loopt, door een interne of een externe gebeurtenis, nemen ze actie.’ Hij geeft het voorbeeld van een bouwbedrijf dat in coronatijd het voortbestaan onder druk zag komen. ‘In zo’n situatie kunnen twee dingen gebeuren. De boel valt uit elkaar, of je zorgt ervoor dat je samen uit de crisis komt – ook al vind je elkaar misschien niet aardig. Deze directie koos voor het tweede en maakte een doorstart.’

Twee heidagen

Als MT hoef je natuurlijk niet op een crisis te wachten. En het is best jammer, zegt Van den Heuvel, dat veel MT’s dat wél doen. ‘Vaak komen ze pas in actie als het eigenlijk al te laat is. Terwijl: als je structureel werkt aan de relatie, kun je juist goed groeien met elkaar. Samen richting bepalen en daarvoor gaan zorgt voor een positieve ervaring.’ Met ‘structureel werken aan de relatie’ bedoelt hij niet: twee heidagen per jaar. ‘Dan ben je bezig met wie je nu weer gaat inhuren voor het programma. Laat je liever maandelijks begeleiden als MT, en bespreek hoe je samenwerkt. Om de maand een halve dag is echt zinniger dan een hele week de hei op.’

Vertrouwen begint niet met elkaar aardig vinden, maar met beter begrijpen wat er tussen mensen gebeurt en daar open over durven spreken

Definitie

Eerst maar eens kijken wat het eigenlijk is, een MT. Van den Heuvels definitie: ‘Een team van mensen dat gezamenlijk leidinggeeft aan een organisatie of organisatieonderdeel. Dat woord ‘gezamenlijk’ is essentieel. Een verzameling goede leidinggevenden vormt nog niet automatisch een goed managementteam. In een MT komen verschillende belangen, perspectieven, verantwoordelijkheden en persoonlijkheden samen. Juist dat maakt de dynamiek interessant én ingewikkeld. De ingewikkeldheid zit in de spagaat. Je bent verantwoordelijk voor je eigen team of afdeling, maar tegelijkertijd medeverantwoordelijk voor het grotere geheel. Wat goed is voor jouw afdeling, is niet automatisch goed voor de organisatie.’

De grote valkuil is ‘eigen-volk-eerst-gedrag’, zegt hij. ‘Dus: ik, als salesmanager moet de verkoop-KPI’s halen en ben vooral bezig met mijn salesbelang. Terwijl het niet ophoudt met verkoop; klanten moeten je product ook kunnen implementeren.’

Kritisch en kwetsbaar

De kunst, zegt hij, is niet belangen in te slikken, maar ze op tafel te leggen. ‘Het wordt makkelijker in het leven als we niet allemaal sociaal wenselijk gaan zitten doen. Ook al hebben mijn vrouw en ik een jong gezin: ik wil graag in mijn uppie een week wandelen. Het is echt fijner om dat in te brengen dan het onuitgesproken te laten. Voor MT’s geldt hetzelfde. Meld dat het implicaties heeft voor jou als je je afgesproken bonus niet haalt doordat een verkoop niet doorgaat. Dan kun je daar het gesprek over hebben.’

Dat is best spannend, zegt hij. ‘Want een MT-vergadering, daar zit je baas bij. Tenzij je zelf de baas bent. En misschien wil jij zelf wel de baas worden. Dat maakt het lastig om je kritisch en kwetsbaar op te stellen. Terwijl beide nodig zijn. Kritisch als in: dit zie ik niet zitten om die en die reden. Kwetsbaar als in: dit lukt mij niet en ik heb jullie hulp nodig.’

Waar komt die spanning vandaan? ‘Mensen zijn bang om uit de groep geknikkerd te worden. Maar die angst is vaak irreëel. Sterker nog: als jij je mond opentrekt, voelen anderen zich ook vrij om dat te doen.’

Veiligheid

Is veiligheid misschien ook nog een belemmering voor kritisch en kwetsbaar zijn? ‘Twee dingen hierover’, zegt Van den Heuvel. ‘Veiligheid is subjectief. Je neemt je ervaring mee, bijvoorbeeld uit het gezin waarin je opgroeide en uit vorige banen. We projecteren van alles op het hier en nu. Verder is veiligheid een kip-ei-verhaal. Je hebt een bepaalde mate van veiligheid nodig om je uit te spreken. Maar áls je je uitspreekt en de crisis aangaat en we komen tot een oplossing, dan wordt het de volgende keer makkelijker. Dus kritisch en kwetsbaar zijn draagt juist bij aan veiligheid en vertrouwen.’

Mond dicht

En ja, het helpt echt als je elkaar een beetje kent, en werkt aan de relatie. ‘Dan komen MT’s niet onder spanning te staan. Want vaak brengt spanning het slechtste in mensen naar boven.’ Beter is het te oefenen in vredestijd, zegt Van den Heuvel. ‘Als je het gewend bent om lastige gesprekken aan te gaan, dan kun je dat ook als de boel onder druk staat.’

Wat ook helpt: als voorzitter van het MT je eigen kwetsbaarheid tonen en kritisch durven zijn op jezelf. ‘Dus geef niet altijd feedback, maar vraag er juist om. En houd dan een tijdje je mond en zie wat er gebeurt. Vooral als je ook iets doet met de feedback.’

Luisteren is trouwens ook typisch een skill waar je beter in wordt als je ‘m oefent. ‘Kom niet zelf met de oplossing, maar leg mensen het probleem voor en houd je mond. Zeker, dat is moeilijk en het is wennen voor beide kanten, maar na een tijdje lukt dat prima.’

Mond open

Van den Heuvel merkt op dat de gang van zaken in een MT altijd een wisselwerking is. ‘Als je een voorzitter hebt die 75% van de tijd aan het woord is, ligt dat ook aan jou. Steek gewoon je vinger op en doe je mond open!’

Als je dat onveilig vindt, moet je misschien toch het risico nemen. Want, zie hiervoor: je mond open doen draagt juist bij aan veiligheid. Van den Heuvel maakt nog even de vergelijking met relaties. ‘De meeste stellen die uit elkaar gaan, doen dat niet omdat ze zoveel ruzie hebben of omdat het thuis zo onveilig is. Relaties stranden door de dingen die onbesproken blijven. Wensen, verlangens, behoeftes, perspectieven op allerlei vlakken.’

Doe je je mond open, doe dat dan niet als betweter. Of om iemand door het slijk te halen. ‘Je hebt in veel gevallen zelf een aandeel. Wees kwetsbaar, kijk naar jezelf.’.’

Stap terug

Het is een misvatting dat MT-leden elkaar aardig moeten vinden. Ze moeten werken aan de relatie, waardoor vertrouwen ontstaat. ‘Vertrouwen begint niet met elkaar aardig vinden, maar met beter begrijpen wat er tussen mensen gebeurt en daar open over durven spreken’, zegt Van den Heuvel.

Iedereen, zegt hij, neemt zichzelf, inclusief ambities en behoefte aan erkenning, mee de MT-kamer in. ‘Het helpt om af en toe letterlijk en figuurlijk een stap terug te doen en jezelf af te vragen: wat gebeurt hier nu werkelijk? Wat doet dit met mij? Welk belang probeer ik te beschermen? En wat heeft de organisatie nu van mij nodig?’

In een MT, wil hij maar zeggen, neem je er soms ‘one for the team’ omdat de organisatie dat nodig heeft. ‘Soms betekent het teambelang dat je een andere rol pakt dan je gewend bent. Het is prima om een tijdje linksback te spelen als je daarmee het team verder helpt. Vraag maar aan Dirk Kuyt. De aanvaller speelde tijdens het WK van 2014 ineens als linksback/wingback. Niet zijn natuurlijke positie, wel wat het team nodig had. Nederland eindigde dat toernooi als derde.’

Dag van het MT

Er is een verband, zegt Van den Heuvel, tussen het functioneren van MT’s en de prestaties van organisaties. Dat zie je terug in medewerkersbetrokkenheid, klanttevredenheid en financiële of maatschappelijke resultaten. Als een MT niet goed functioneert, kijkt hij als coach daarom niet alleen naar de mensen, maar vooral naar drie dingen: relaties, richting en ritmes. ‘Hoe werken we samen? Weten we waar we gezamenlijk naartoe willen? En hebben we de juiste overleg- en werkritmes om daar ook daadwerkelijk te komen?’, licht hij toe.

Het zijn zaken om eens stevig onder de loep te nemen. De Dag van het MT is een goed startpunt daarvoor. ‘Een MT is een ingewikkeld ding’, zegt hij. ‘We doen soms alsof een groep ervaren leidinggevenden vanzelf goed kan samenwerken. Dat is niet zo. Een goed MT ontstaat wanneer mensen het risico durven nemen om echte gesprekken te voeren. Kritisch en kwetsbaar te durven zijn. Niet alleen praten over de agenda, KPI’s en strategie, maar ook over wat er onderling gebeurt. Voorbij het sociaal wenselijke. Dáár begint vaak de echte beweging.’

Prikkelen

Kun je nog wat meer context, theorie en voorbeelden gebruiken over het functioneren van MT’s? Kom dan vooral naar de Dag van het MT op 2 december. ‘En neem je hele managementteam mee’, adviseert Van den Heuvel. ‘Als je alleen komt, of als je coach bent: kom vooral, je steekt er veel van op. Maar het meest effectief is het als je met je hele team komt. We prikkelen je met scherpte en liefde om tijdens en na die dag de goede gesprekken met elkaar te hebben.’